I kan som led i forebyggelsesarbejdet blandt andet kigge på, om jeres politik og procedurer er kendt af alle; på jeres kommunikation og dialog om problemet samt på den enkelte medarbejders viden og kompetencer. Det er desuden centralt, at I bruger jeres APV aktivt og husker at opdatere den.
1. Skab forankring af jeres forebyggelse i APV-arbejdet
Det er vigtigt, at I på arbejdspladsen har en systematisk tilgang og aktivt bruger APV´en som redskab. Identificér, om der er et problem med digital chikane på arbejdspladsen. Og vurder risikoen: omfanget af digital chikane hos jer samt grovheden af de enkeltstående episoder.
Beslut på den baggrund, hvilken forebyggelse, som skal sættes i værk. Det handler også om at lære af tidligere episoder. Et godt arbejdsmiljø er centralt for at forebygge digitale chikane.
2. Arbejdspladsens regler, procedurer og politikker
Kun få arbejdspladser har vejledninger i, hvordan arbejdspladsen kan håndtere digital chikane. Skoler, undervisnings- og forskningsinstitutioner kan med fordel formulere politikker og procedurer for digital chikane. En sådan politik kan bl.a. omfatte følgende emner:
- Ansvar og rollefordeling: Hvad skal dokumenteres, hvordan og hos hvem? Hvem går den udsatte til, når noget er sket? Ved alle dette? Hvem har ansvar for krisekommunikation eller konfliktnedtrapning online? Hvem anmelder og følger op på anmeldelsen senere hen?
- Gå til arbejdsmiljøgruppen: Medarbejdere, som rammes af digital chikane, skal gå til leder eller arbejdsmiljørepræsentant. Jo mere viden arbejdsmiljøgruppen har, des bedre kan den oparbejde et kendskab til trusselbilledet, se mønstre i chikanerne, genkende afsendere eller identificere anonyme afsendere.
Arbejdsmiljøgruppen vil også have kendskab til love og regler, procedurer for anmeldelse og have erfaring med, hvad der ”plejer at ske”. Det kan skabe grundlag for en systematisk tilgang til risikovurdering og forebyggelse. Hvis det af særlige grunde er svært at gå til leder eller arbejdsmiljørepræsentant kan tillidsrepræsentanten eller en god kollega hjælpe videre med at formidle episoden til ledelse og /eller arbejdsmiljøorganisationen. - Dokumentation: Hav klare regler for, hvordan episoder med digitale chikane bliver dokumenteret. En idé kan være en særlig e-mail chikanemail@arbejdspladsnavn.dk, hvortil alle medarbejdere kan videresende mails, skærmbilleder osv.
- Registrering og anmeldelse: De fleste arbejdspladser har et fast system til at registrere, anmelde og håndtere fysiske voldsepisoder, trusler mv, og alle ved, hvad der skal ske, hvis en medarbejder fx modtager en trussel eller en lussing af en elev. De samme procedurer skal bruges, når det drejer sig om digital chikane. Når chikanen foregår internt på arbejdspladsen, er det også vigtigt at få registreret og anmeldt korrekt.
- Støtte til medarbejderen: Hvilken hjælp og støtte kan den ramte medarbejder få, hvad er proceduren for psykisk førstehjælp, og hvilken yderligere støtte er der tilgængelig – fx psykologhjælp, teknisk hjælp til at fjerne krænkende materiale, bisidder ved møder eller retssager, hvis der også er en straffesag osv.?
3. Kommunikation og dialog
- Tal om chikanen: Ved at tale om digital chikane som et arbejdsmiljøproblem bliver det hele arbejdspladsens problem og ikke den enkeltes. Samtidig kan I skabe en fælles forståelse af, hvornår I skal registrere episoder for at kunne sætte de rette forebyggelsesforanstaltninger i værk.
- Bliv enige om grænserne: En fælles diskussion af konkrete episoder kan være med til at skabe en fælles holdning til, hvor grænsen går, og hvordan I skal håndtere uacceptabel digital adfærd. Der er ingen, som skal stå alene med en episode, og derfor er det også som udgangspunkt medarbejderens egen oplevelse, der skal afgrænse, hvad der opleves som digital chikane i den konkrete situation. I Arbejdsmiljøloven er det også den enkeltes oplevelse, som er central.
Vær opmærksom på, at digital chikane kan skade på forskellige måder: En enkeltstående hændelse kan i sig selv have alvorlige konsekvenser, hvis den er grov. Men en enkeltstående episode, som i sig selv virke ubetydelig kan alligevel være dråben, der får bærret til at flyde over, hvis den følger efter en række tidligere hændelser. Det som har betydning for den belastning, som digital chikane udgør, er grovheden, varigheden og hyppigheden af de episoder, som den enkelte bliver udsat for. Det er også derfor, at det er vigtigt at tage alle episoder alvorligt, også selvom de er mindre eller ikke umiddelbart medfører sygefravær. - Diskutér brugen af digitale medier: For nogle medarbejdere kan det være nødvendigt at være på Facebook, Twitter eller Instagram. I bør have en fælles holdning til, hvornår I optræder på sociale medier som fagpersoner, og om I fx åbner arbejdsmail (med potentielt truende indhold) i fritiden.
- Tydelig ekstern information: En måde at forebygge digital chikane og andre former for krænkende handlinger) er en tydelig information til elever, studerende og forældre om, hvilke rammer og retningslinjer der arbejdes efter. Det bør fremgå tydeligt, hvilken adfærd, fx digital chikane, som ikke kan accepteres af arbejdspladsen.
4. Den enkelte medarbejders viden og kompetencer
- Konfliktnedtrapning: Mange medarbejdere i udsatte positioner har fået kurser i konfliktnedtrapning i det fysiske møde, men færre kender til, hvordan man kan trappe en konflikt ned online, før chikanen bliver alvorlig. Har I brug for efteruddannelse og kender alle de procedurer, der skal være for beredskab/ retningslinjerne?
- Sikker færdsel på sociale medier: Alle bør have tilstrækkelig viden om, hvordan man bevæger sig sikkert på de sociale medier og beskytter sit privatliv.
- Lær at tage et skærmbillede: Noget af det allervigtigste er at sikre dokumentation. Da fx en statusopdatering på Facebook kan blive slettet få sekunder efter, at den er lagt op, er det afgørende, at medarbejderne ved, hvordan de tager et skærmbillede og sikrer dokumentation af krænkelsen, volden. Selv om udsagn slettes kort efter, kan andre have nået at dele, kopiere og citere det, så det får sit eget liv på de sociale medier.
- Læs mere om opfølgning, når skaden er sket.
